Qui traite les données ?
Smart Data Pay (SDP), société par actions simplifiée située Bureau 326, 78 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris, est responsable des traitements nécessaires à la création des comptes, à la sécurité, à la facturation, au support et à la gestion de la relation commerciale. Elle peut être contactée à rose.yemeli@yso-conseils.com, au +33 7 80 59 34 39 ou au moyen du formulaire de contact
Pour le contenu d’une déclaration d’accident du travail, l’employeur reste responsable du traitement. Smart Data Pay agit comme sous-traitant sur ses instructions, dans les conditions décrites par l’accord de sous-traitance
Données utilisées
- Compte : adresse professionnelle, identité, organisation, SIRET et traces de connexion
- Commande : formule, montant, état du paiement, identifiants Stripe et preuve d’acceptation contractuelle
- DAT : identité et NIR du salarié, coordonnées, informations professionnelles, circonstances de l’accident, lésions et conséquences connues
- Tiers : témoins, première personne avisée, tiers impliqué, signataire et personnes autorisées
- Suivi : documents générés, preuve de dépôt, compte rendu, historique des actions et messages de support
Origine des données
Les données du titulaire du compte et de son organisation sont fournies directement par lui, notamment lors de la création du compte, d’une commande ou d’une demande de support
Les données du salarié, des témoins et des autres tiers sont fournies par l’employeur ou son mandataire habilité. Elles ne sont pas collectées par Smart Data Pay dans une source publique. Il appartient à l’employeur, responsable du traitement, d’informer les personnes concernées conformément à l’article 14 du RGPD lorsque les données n’ont pas été recueillies directement auprès d’elles
Finalités et bases juridiques
La création du compte, l’accès aux dossiers, les commandes, les abonnements et le support lié à une commande sont traités pour exécuter le contrat ou les mesures demandées avant sa conclusion
La facturation et la conservation des pièces comptables reposent sur les obligations légales de Smart Data Pay
La prévention de la fraude, la sécurité du service et la défense des droits de Smart Data Pay reposent sur son intérêt légitime à protéger le service, ses clients et ses preuves. Le contenu de la DAT n’est pas réutilisé pour ces finalités au-delà des traces strictement nécessaires
Les demandes de contact sont traitées, selon leur objet, pour prendre des mesures précontractuelles à la demande de leur auteur ou sur l’intérêt légitime de Smart Data Pay à répondre aux questions, réclamations et demandes relatives au service. Aucune prospection n’est réalisée à partir des données du salarié
Les données de la DAT sont traitées uniquement sur instruction de l’employeur pour l’aider à remplir son obligation déclarative. L’employeur détermine la base juridique applicable et, pour les données sensibles, la condition prévue par l’article 9 du RGPD. Smart Data Pay ne les réutilise pas pour son propre compte
Destinataires et prestataires
- Les personnes Smart Data Pay strictement habilitées au contrôle et à la prise en charge des dossiers
- Vercel pour la diffusion et le rendu du site. Le contenu du formulaire DAT n’est pas envoyé aux routes applicatives de Vercel
- Supabase pour l’authentification, les fonctions backend, la base de données et le stockage privé, avec le projet principal configuré dans la région de Paris
- Stripe pour le paiement, les abonnements, la facturation et la détection de fraude
- Resend pour les emails transactionnels, sans contenu médical ni pièce jointe sensible
- Paraf uniquement si l’utilisateur demande expressément un envoi pour signature électronique
- Les organismes officiels destinataires de la déclaration selon le canal choisi et les obligations applicables
Transferts internationaux
Certains prestataires peuvent traiter des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen. Smart Data Pay sélectionne les régions européennes lorsqu’elles sont disponibles et encadre les transferts par un mécanisme reconnu par le RGPD, notamment une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types complétées si nécessaire
La liste détaillée des sous-traitants, régions et garanties applicables est tenue à disposition des clients professionnels dans le cadre de l’accord de sous-traitance
Durées de conservation
- Le contenu opérationnel et les documents d’une DAT restent accessibles pendant le traitement puis pendant 90 jours après la clôture, sauf instruction plus courte ou obligation de conservation opposable
- Les données du compte sont conservées pendant la relation contractuelle. Après sa clôture, seules les données nécessaires aux obligations légales ou à la preuve du contrat sont archivées pendant les durées indiquées ci-dessous
- Les commandes et autres preuves contractuelles sont conservées pendant cinq ans après la fin de la relation concernée. Les factures et pièces comptables sont conservées pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice
- Les journaux techniques finalisés, qui ne contiennent pas le contenu de la DAT, sont conservés au maximum douze mois. Une conservation plus longue est limitée aux éléments nécessaires à un incident, un contentieux ou une obligation légale identifiés
- Les demandes de contact sans commande sont supprimées 90 jours après leur réception
Sécurité
Les dossiers sont isolés par organisation et accessibles uniquement après authentification. Le contenu structuré du formulaire est chiffré au niveau applicatif avant son stockage. Les documents sont conservés dans un espace privé, contrôlés par empreinte et accessibles par des liens temporaires. Les actions sensibles sont journalisées. Les données du salarié ne sont pas placées dans les emails transactionnels
Aucune mesure ne supprime tout risque. Smart Data Pay révise les habilitations, met à jour les composants, teste les refus d’accès entre clients et applique une procédure de gestion des incidents
Vos droits
Les utilisateurs du compte peuvent demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de leurs données lorsque ces droits s’appliquent, et s’opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime
Le salarié ou un tiers concerné par une DAT doit d’abord s’adresser à l’employeur, responsable du traitement. Si Smart Data Pay reçoit directement sa demande, elle la transmet à l’employeur et l’assiste sans répondre à sa place, sauf instruction documentée
Toute personne peut adresser une réclamation à la CNIL. Une demande peut être envoyée à rose.yemeli@yso-conseils.com ou au moyen du formulaire de contact ; une preuve d’identité peut être demandée seulement en cas de doute raisonnable
Cookies et traceurs
Le service utilise uniquement les éléments techniques nécessaires à la connexion, à la sécurité, au maintien du formulaire et au paiement. Aucun traceur publicitaire n’est activé. Si un outil de mesure non exempté de consentement est ajouté, le choix de l’utilisateur sera demandé avant son activation